Penjelasan Administrasi : Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Bagiannya

Dalam dunia profesional kata Administrasi sudah tidak asing lagi. Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya pasti selalu berkaitan dengan bidang ini, apapun bidang yang digeluti perusahaan tersebut. Perusahaan peternakan, pengadaan barang, konstruksi, tambang, penyedia jasa, bahkan hingga toko kelontong kecil di pinggir jalan.

pengertian, fungsi, tujuan administrasi

Tahukah Anda apa itu Administrasi? Apa pengertiannya? Bagaimana penjelasannya sehingga semua jenis usaha tidak bisa lepas dari urusan Administrasi? Simak penjelasan berikut untuk mencari tahu jawabannya.

Pengertian Administrasi

Sebenarnya Administrasi dalam pemahaman banyak orang saat ini telah mengalami penyempitan makna, kebanyakan orang memahami Administrasi merupakan segala proses pencatatan, pengarsipan, persuratan, pembukuan atau sejenisnya dalam suatu organisasi secara umum atau khususnya di suatu perusahaan.

Jika melihat Kamus Besar Bahasa Indonesia, Administrasi diartikan sebagai “usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara – cara penyelenggaraan pembinaan organisasi” atau “usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan.”
Kata Administration dalam Bahasa Inggris menurut situs dictionary.cambridge.org  adalah “the arrangements and tasks needed to control the operation of a plan or organization” makna bebasnya “aturan - aturan dan tugas – tugas yang diperlukan untuk mengendalikan operasi pelaksanaan dari suatu rencana atau organisasi”

Dan coba perhatikan pengertian Administrasi yang disampaikan oleh beberapa ahli berikut :
Prof. Dr. Sondang P. Siagian mengatakan, Administrasi adalah keseluruhan dari proses kerja sama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas tertentu untuk tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Drs. Sutarto mengatakan, Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
George R. Terry mengatakan, pengertian Administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

The Liang Gie mengatakan, Administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dengan memperhatikan semua penjelasan di atas bisa diambil setidaknya kita bisa mengambil 3 pemahaman. Yaitu :
  1. Administrasi bisa dipahami sebagai penetapan aturan, kebijakan tata cara dan pembagian tugas tertentu untuk menata seluruh proses pelaksanaan kegiatan dalam perusahaan atau organisasi. Hal ini biasanya dilakukan oleh para pimpinan perusahaan termasuk di dalamnya meliputi jajaran direksi dan para manajer atau para pengurus organisasi. Karena merekalah yang diberi kewenangan untuk melakukan itu.
  2. Administrasi bisa dipahami sebagai seluruh proses pelaksanaan di dalam perusahaan atau organisasi, mulai dari tahap pemasaran, proses produksi, hingga pencatatan arus finansial jika di perusahaan atau mulai dari penyusunan agenda kegiatan, pembagian tugas hingga pelaksanaan jika dalam organisasi.
  3. Administrasi dipahami sebagai ketetapan atau kebijakan yang telah dibuat dalam suatu organisasi untuk mengatur para anggotanya.

Di luar 3 pemahaman di atas, Anda berhak memiliki pemahaman sendiri mengenai Administrasi dengan membandingkan, menyaring dan mengombinasikan berbagai pengertian yang dikemukakan oleh para ahli atau dari kamus – kamus terpercaya yang telah dipaparkan di atas. Kami sendiri dalam hal ini lebih condong ke pemahaman yang pertama. 


Fungsi & Tujuan Administrasi

Pada penjelasan di atas secara eksplisit memberi kita gambaran betapa pentingnya administrasi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tentu keberadaannya yang penting juga mengindikasikan fungsi dan tujuan yang penting pula.
Fungsi dari administrasi adalah sebagai :
  • Perencanaan, sebelum melakukan suatu tindakan yang besar tentu diperlukan suatu perencanaan yang matang, maka di sinilah Administrasi memainkan perannya.
  • Pengorganisasian, suatu organisasi atau perusahaan tentu di dalamnya terdapat kerja sama antara 2 orang atau lebih, untuk menghasilkan kerja sama yang baik dan teratur, diperlukan penyusuan dan pembagian tugas secara merata dan disesuaikan dengan kemampuan masing – masing.
  • Pengoordinasian, penyusunan dan pembagian tugas saja tidak cukup, dalam proses pelaksanaan kegiatan yang begitu banyak dibutuhkan juga koordinasi yang baik antar anggota serta para pimpinan, sehingga peraturan dan tindakan yang dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur.
  • Pelaporan, pimpinan ibarat sebuah otak dari suatu organisasi sedangkan para anggota adalah organ - organ tubuh yang diberi tugas untuk menjalankan perintah otak, setiap kendala, perkembangan atau hasil dari tugas yang telah diberikan perlu diberitahukan kepada pimpinan, agar mereka bisa memetakan kondisi nyata yang terjadi di lapangan untuk kemudian diolah, dibuat atau disusun perencanaan baru dan dicarikan solusi atas permasalahan yang ada.
  • Penyusunan Anggaran, untuk menjalankan suatu organisasi atau perusahaan tentu membutuhkan biaya atau anggaran. Agar anggaran yang diperlukan bisa terukur dan tepat guna, diperlukan pengadministrasian atau pengolahan yang baik di dalamnya.

Diadakannya Administrasi bertujuan agar :
  • Segala proses pelaksanaan kerja setiap anggota menjadi rapi dan teratur.
  • Bisa memantau segala aktivitas yang sudah dibagi sesuai perencanaan, termasuk juga menilai, mengevaluasi, dan memetakan. Sehingga
  • Bisa secepatnya mengambil tindakan penting dan strategis untuk meningkatkan usaha atau mengatasi masalah yang ada.

Bagian - Bagian Penting Administrasi

Untuk membentuk sebuah Administrasi yang baik dalam satu organisasi atau perusahaan, terdapat bagian – bagian penting yang perlu diperhatikan :
  1. Manajemen (Pelaksana segala kebijakan, Istilah untuk Administrasi perusahaan)
  2. Komunikasi
  3. Kepegawaian (Istilah untuk Administrasi perusahaan)
  4. Keuangan
  5. Perbekalan/ logistik
  6. Ketatausahaan
  7. Hubungan masyarakat

Bagian – bagian penting tersebut nantinya perlu dikelola secara fokus dalam departemen – departemen tersendiri. Hal ini bertujuan agar tata kelola menjadi lebih efektif, efisien dan menghindari kesimpangsiuran tugas. Kalau dalam urusan kenegaraan, departemen biasa disebut dengan kementerian - kementerian.

Mengapa Semua Jenis Usaha Maupun Organisasi Membutuhkan Administrasi?

Sebenarnya dengan membaca semua penjelasan di atas, jawaban pertanyaan tersebut seharusnya sudah bisa diketahui. Namun untuk lebih memperjelasnya akan kami paparkan lagi di sini.

Bisa dikatakan Administrasi adalah inti dari perusahaan atau organisasi, seseorang bisa mengukur tingkat kemajuan organisasi dari seberapa efektif pengelolaan Administrasi di dalamnya. Administrasi yang efektif membuat kinerja perusahaan atau organisasi menjadi lebih rapi, terukur dan profesional. Sebaliknya Administrasi yang buruk, membuat kinerja menjadi amburadul, tidak bisa diprediksi dan bisa dikatakan amatiran.

Walaupun jenis usaha yang dilakukan hanya berupa toko kelontong dan dikelola seorang diri tetap membutuhkan pengelolaan administrasi yang mumpuni meskipun hanya sebagian kecil dari lingkupnya yang luas, seperti pencatatan yang rapi, penyusuran anggaran secara teratur, membangun komunikasi yang baik dengan seluruh mitra bisnis dll.

Namun saat ini Administrasi memang mengalami penyempitan makna. Sering didapati misalnya ada seseorang yang bertanya, “kerja di bagian apa?” dijawab “bagian administrasi” maka yang dipahami oleh penanya biasanya ia di bagian pencatatan, surat menyurat, pembukuan, pengarsipan atau sejenisnya. Sebenarnya pemahaman tersebut tidak sepenuhnya keliru karena dalam administrasi juga mencakup perkerjaan itu.

Padahal sebenarnya tugas semacam itu merupakan tugas khusus dari seorang yang berada di posisi Sekretaris, sedangkan administrasi sendiri sebenarnya bukan merupakan jabatan, bukan pula kedudukan, namun ia adalah proses penataan keseluruhan aktivitas suatu organisasi atau perusahaan. Bisa juga dikatakan para direktur atau seluruh manajemen perusahaan adalah termasuk bagian administrasi. 

Tapi ya sudahlah kesalahkaprahan memang sering ada di sekeliling kita. Yang terpenting adalah kita tetap semangat mengerjakan apa pun yang memang menjadi tugas kita dengan sebaik mungkin seraya terus mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kita sehingga menjadikan kita lebih baik dari sebelumnya.

Sekian. Semoga bermanfaat.

Belum ada Komentar untuk "Penjelasan Administrasi : Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Bagiannya"

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel