Pengertian, Fungsi, Karakteristik, & Hal - Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Surat Tugas

pengertian surat tugas fungsi ciri dan bagian - bagiannya

Di lingkungan sekolah ataupun kantor baik negeri maupun swasta seseorang sering kali terlibat dengan suatu urusan atau tugas – tugas yang harus diselesaikan yang menjadi tanggung jawab masing – masing. Adakalanya institusi/ lembaga sekolah atau perusahaan perlu mengirimkan perwakilannya untuk melaksanakan suatu tugas di tempat lain atau untuk menemui klien untuk membahas urusan yang menyangkut kedua belah pihak.

Dalam kondisi yang demikian, tentu diperlukan sebuah tanda atau bukti bagi seseorang yang ditugaskan tersebut yang menunjukkan legalitasnya sebagai perwakilan dari institusi atau lembaga terkait. Dalam ilmu Administrasi bukti tersebut adalah berbentuk surat yang dinamakan Surat Tugas.

Pengertian Surat Tugas

Surat Tugas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh pihak yang berwenang dari suatu institusi atau lembaga tertentu yang isinya menegaskan adanya penugasan kepada yang bersangkutan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu yang mana identitasnya tertera dalam surat tersebut.

Surat tugas umumnya berlaku khusus hanya untuk satu jenis pekerjaan yang spesifik. Seperti penugasan kepada seorang murid untuk mengikuti lomba mewakili sekolah, penugasan kepada seorang staf perusahaan untuk mengikuti pelatihan peningkatan mutu kerja, penugasan kepada salah seorang pegawai untuk menjadi ketua pelaksana acara yang diadakan oleh institusi yang bersangkutan, dll. Karena adanya keterangan yang berlaku khusus tersebut, surat ini tidak bisa memiliki kekuatan hukum jika digunakan di luar kepentingan yang dijelaskan di dalamnya.

Surat tugas juga biasanya disebut surat mandat. Tidak ada perbedaan yang signifikan dari pengertian dan fungsi keduanya, hanya berbeda penulisan judul saja. Surat tugas dimulai dengan judul “SURAT TUGAS”, sedangkan surat mandat berjudul “SURAT MANDAT”.

Fungsi Surat Tugas

Sudah jelas bahwa surat tugas memiliki fungsi yang sangat vital dan strategis untuk menegaskan legalitas seseorang yang bersangkutan untuk melakukan suatu pekerjaan didasari dengan perintah formal dari atasan atau institusi yang bersangkutan.

Dengan adanya surat tugas tentu akan lebih mempermudah seseorang ketika berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga atau klien yang mungkin saja tidak sembarang bisa keluar masuk untuk menemui siapapun.

Jika diamati, ada kemiripan fungsi dari surat tugas dengan surat kuasa yang sebelumnya sudah kita bahas. Kemiripan tersebut adalah adanya kuasa/wewenang yang dilimpahkan dari satu pihak pada pihak lain untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu.

Perbedaannya menurut kami adalah dari segi status pemberi dan yang diberi wewenang. Pada Surat Kuasa, Status pemberi wewenang bisa lebih tinggi ataupun sederajat dengan yang diberi wewenang, bisa dari atasan kepada bawahan, perseorangan kepada perseorangan lain, instansi kepada perseorangan, instansi kepada instansi lain. 

Namun untuk surat tugas, umumnya hanya dibuat oleh pihak yang memiliki kedudukan yang lebih tinggi (perseorangan atau instansi) kepada pihak yang menjadi bawahannya yang kedudukannya lebih rendah. Seperti direktur kepada manajer, institusi sekolah kepada guru atau murid, pemerintah kabupaten kepada camat, Ketua RT kepada salah seorang warga, dll. Maka akan cukup aneh jika ada surat tugas yang berisikan penugasan dari murid kepada guru, murid kepada murid lain, ketua RT kepada ketua RT lain, atau sejenisnya.

Intinya, surat tugas bersifat lebih tegas dan umumnya dikeluarkan oleh suatu instansi/ lembaga kepada pegawai/ anggotanya. Sedangkan surat kuasa kegunaannya lebih umum dan terkesan lebih sopan.

Bagian Yang Menjadi Ciri Surat Tugas

Ada beberapa bagian yang menjadi karakteristik khusus yang bisa membedakan surat tugas dengan surat – surat lainnya, di antaranya sebagai berikut :
  1. Judul surat tertera dengan jelas berisikan “SURAT TUGAS”.
  2. Mencantumkan indentitas umum beserta jabatan pihak pemberi tugas & pihak yang diberi tugas.
  3. Adanya pernyataan penugasan yang jelas dan spesifik.


Bagian yang Perlu diperhatikan

Untuk membuat surat tugas yang baik perlu memperhatikan unsur – unsur berikut :
  • Layaknya surat resmi pada umumnya, selalu gunakan bahasa yang baku dan ejaan yang disempurnakan (EYD).
  • Untuk suatu instansi atau lembaga resmi, selalu gunakan kop surat milik instansi.
  • Memberikan informasi terkait identitas pihak yang diberi tugas umumnya meliputi, nama lengkap, Alamat, Kontak person, No. identitas (NIK/NPWP), Jabatan dalam struktur perusahaan/ instansi.
  • Sedangkan mencantumkan identitas pemberi tugas tidak wajib, adakalanya jika dibutuhkan maka perlu menyebutkan identitas secara lengkap, jika tidak, maka cukup disebutkan jabatan saja sebagai perwakilan dari suatu instansi yang memberikan tugas atau tidak perlu disebutkan sama sekali yang mana hal ini berarti secara otomatis diketahui pemberi tugas adalah pihak manajemen suatu instansi atau lembaga.
  • Membuat pernyataan pemberian tugas yang jelas dan spesifik.
  • Selalu cantumkan tempat dan waktu pembuatan dan pengesahan surat Tugas terjadi.
  • Menyediakan kolom tanda tangan bagi kedua belah pihak (Pemberi & penerima tugas).
  • Selayaknya surat resmi lainnya, pastikan stempel instansi dibubuhkan di dalamnya.
  • Tembusan (Jika diperlukan)

Contoh Format Penulisan Surat Tugas


SURAT TUGAS
No. 234/ST-CTH/PT/IV/2020

          Yang bertanda tangan di bawah ini, bertindak atas nama PT. Anugerah Jaya Alhamdulillah :
           
                   Nama : Budi Raharjo
           Alamat : Perum. Surya Indah Garden blok i/38, Jl. Abdurrahman Saleh, Bandung
           Jabatan : Direktur Utama
           No. HP : 0818191716181

         Dengan ini memberikan tugas dan tanggung jawab kepada :
                   Nama : Setya Johan
           NIK : 3214108978890002
           Alamat : Jl. Perak Karet, Plopok, Regol, Kota Bandung, Jawa Barat
           Jabatan : Staf Administrasi
    
        Untuk melakukan pengurusan dokumen terkait kerja sama pemetaan jaringan pelanggan dengan           PT. Mulia yang tersebar di wilayah Bandung.

        Demikian surat ini dibuat dengan penuh kesadaran dan bisa digunakan sebagaimana mestinya.
                                           
                                                                                                                     Bandung, 15 April 2020

              Penerima Tugas,                                                                               Dirut 
                                                                                                      PT. Anugerah Jaya Alhamdulillah,




                        Setya Johan                                                                            Budi Raharjo


download file .doc di sini..





Belum ada Komentar untuk "Pengertian, Fungsi, Karakteristik, & Hal - Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Surat Tugas "

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel